Ураган Катрына. Ураган Рыта. Ураган Вільма. Літаральна некалькі месяцаў таму гэтыя штормы змянілі жыццё мільёнаў людзей. Нават калі вы не працавалі ў раёнах, пацярпелых ад гэтых штормаў, магчыма, вы адпраўлялі прадукцыю фірмам у рэгіёне Персідскага заліва або атрымлівалі прадукцыю ад іх. Думаеце, вы не пацярпелі ад гэтых стыхійных бедстваў?
А цяпер памножце гэтую думку ў тысячу разоў, і вы атрымаеце нейкае ўяўленне аб тым, чаму неабходна мець гатовы план на выпадак катастрофы, калі вы сутыкнецеся з падобным крызісам у вашым родным горадзе.
Як вы можаце спланаваць крызіс або катастрофу, калі яны звычайна здараюцца нечакана? Наколькі лёгка прадбачыць тое, чаго вы не адчувалі? Гэта дзве прычыны, па якіх уладальнікі і кіраўнікі могуць адчуваць сябе паралізаванымі, сутыкнуўшыся з планаваннем крызісу. Некаторым можа здацца чужым нават спрабаваць уявіць, што рабіць або запісваць на паперу, таму прасцей адкласці гэта на іншы дзень.
Надзвычайнае планаванне
Але давайце паглядзім на гэта па-іншаму, магчыма, меншымі часткамі, каб вы маглі ахапіць усе магчымасці. Адна з першых рэчаў, якія трэба зрабіць, - гэта даручыць гэтую працу аднаму чалавеку - гэта можаце быць вы ці хтосьці іншы - і сфармаваць невялікую каманду для падтрымкі намаганняў. Адзін лідэр зробіць гэты працэс больш эфектыўным і дзейсным.
Такім чынам, што першае, што вы можаце зрабіць, каб спланаваць крызіс? Складзіце спіс. Просты спіс "што, калі" - выдатнае месца для пачатку. Падумайце аб законе Мэрфі: «Калі што-небудзь можа пайсці не так, так і будзе». Як бы дзіўна гэта ні гучала, запішыце ўсё, што можа адносіцца да вашага бізнесу - ад экалагічных катастроф, такіх як землятрусы, паводкі або ўраганы, да адклікання прадукцыі. Гэты спіс павінен ахопліваць усё, што можа прывесці да перапынку ў вашым звычайным бізнес-цыкле.
Вы думаеце, што перапрацоўшчыкі ў Паўднёвай Фларыдзе планавалі некалькі ўраганаў у 2005 годзе? Калі я зараз размаўляю з некаторымі людзьмі там, унізе, яны нават не могуць дакладна назваць назвы ўраганаў або якія з іх прывялі да якой фазы шкоды. Б'юся аб заклад, што ў большасці кампаній на поўдні Фларыды цяпер ёсць план ліквідацыі ўраганаў, які ўключае ў сябе такія рэчы, як альтэрнатыўныя крыніцы энергіі, планы перанакіравання прадуктаў і спісы сувязі (як для кліентаў, так і для персаналу кампаніі).
План аднаўлення бізнесу
Калі ў вас ёсць спіс «што, калі», паглядзіце вакол, каб прааналізаваць важныя паслугі і функцыі вашага бізнесу - тыя, якія трымаюць дзверы адчыненымі. Некаторыя пункты, якія прыходзяць на розум, - гэта супрацоўнікі, грашовы паток, абсталяванне для працы, тэлефоны і кампутары і абслугоўванне кліентаў. Гэта найважнейшыя функцыі, якія будуць мець вырашальнае значэнне для таго, каб пачаць працу як мага хутчэй пасля катастрофы.
Затым вазьміце гэты новы спіс і падзяліце элементы на тры-чатыры асноўныя катэгорыі, якія змяшчаюць усё падобнае, напрыклад, «Фінансы», «Камунікацыі», «Аперацыі» і «Людзі». Цяпер вы можаце пачаць бачыць, як будзе выглядаць ваш план - пажадана да таго, як крызіс выбухне без папярэджання. Вы можаце вызначыць аднаго чалавека, які будзе адказваць за кожную асноўную катэгорыю, і папрасіць «каманду» выдаткаваць некаторы час на вывучэнне і напісаць план дзеянняў у гэтай катэгорыі падчас крызісу.
Першая фаза плана датычыцца надзвычайнага стыхійнага бедства. Гэта кіраўніцтва карыстальніка па захаванні арганізацыі падчас непасрэднай катастрофы. Для таго, каб план быў карысным, ён павінен быць створаны да таго, як адбудзецца перапынак. Наступная фаза плана, «аднаўленне», прызначана для падтрымання паступлення фінансавання, аказання паслуг і абслугоўвання кліентаў, каб працягваць рух бізнесу пасля таго, як катастрофа скончыцца. Заключны этап "бесперапыннасці бізнесу" павінен быць спланаваны, каб вярнуцца да кропкі, дзе кампанія працавала да катастрофы.
Арганізацыйны план
Некалькі абласцей, якія маюць патрэбу ў больш глыбокім планаванні, уключаюць захоўванне такой інфармацыі, як інфармацыя аб супрацоўніках, страхаванне і фінансы; камп'ютэрнае абсталяванне, праграмнае забеспячэнне і дадзеныя; і карта будаўнічай пляцоўкі і камунальныя характарыстыкі. Арганізуйце гэтыя важныя даныя так, каб было некалькі копій, а набор захоўваўся ў іншым месцы на выпадак, калі галоўны офіс будзе знішчаны.
Яшчэ больш шырокі этап планавання ўключае ў сябе аналіз рызыкі і аналіз уздзеяння на бізнес. Гэтыя планы спецыялізаваныя і могуць падрыхтаваць вашу кампанію да таго, каб пазбегнуць сур'ёзных фінансавых страт. Ёсць шмат вэб-сайтаў, якія маюць магутныя прылады планавання, якія дапамагаюць на ўсіх этапах гэтага працэсу планавання, але наступныя сайты добрыя для пачатку:
• Амерыканскі Чырвоны Крыж мае карысную інфармацыю для бізнесу на сайце www.redcross.org.
• Інстытут бяспекі бізнесу і дома прадастаўляе інструменты планавання на сваім вэб-сайце www.ibhs.org/business_protection.
• Цэнтры па кантролі і прафілактыцы захворванняў маюць поўны спіс важных вэб-сайтаў на www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Федэральны ўрад мае сайт гатоўнасці на www.ready.gov.
Раздзяленне задачы планавання на невялікія часткі і арганізацыя каманды для працы над планам зробіць гэты працэс больш камфортным. Амерыканскі Чырвоны Крыж паведамляе, што каля 40 працэнтаў малых прадпрыемстваў не адчыняюцца пасля такіх катастроф, як паводка, тарнада або землятрус. Не дазваляйце вашаму бізнесу пацярпець з-за таго, што вы не паспелі скласці план.
EGA - гэта кансалтынгавая фірма, якая спецыялізуецца на аказанні дапамогі прамысловасці ў падрыхтоўцы старонніх аўдытаў бяспекі харчовых прадуктаў, распрацоўцы свежых прадуктаў, даследаванні рынку, маркетынгавых стратэгіях і рэкламных планах. Для атрымання дадатковай інфармацыі тэлефануйце (616) 784-2728 або наведайце www.edithgarrett.com.